Come fare a... Stampare un documento e inviarlo via E-mail o via Fax

Nel menù di stampa, proprio delle applicazioni Gioia Windows e Easy Sat Windows, sono disponibili alcune voci con cui è possibile attivare il trasferimento dei documenti in stampa, attraverso messaggi di posta elettronica; tali voci sono collocate nella sezione "Dispositivi" della maschera.

* Stampa su E-Mail (SMTP)

La stampa su E-mail utilizza il protocollo base per l'invio di file di testo (SMTP) generati dalla stampa del documento. L'invio dei dati è diretto e contestuale al comando di stampa. Questo dispositivo di invio non si appoggia a nessun programma di gestione di posta elettronica; è sufficiente definire alcuni parametri nel file di ambiente APPS.INI per utilizzare questo protocollo di trasferimento dati.

I parametri da configurare sono in dettaglio:

XbaseSMTPServer = Indirizzo valido del server su cui è attiva la casella di posta elettronica

ES. XbaseSMTPServer=mail.libero.it

XbaseSMTPFrom = Indirizzo valido della casella di posta elettronica ( Mittente del Messaggio)

ES. XbaseSMTPFrom=pippo@libero.it

E' importante che questi parametri siano scritti senza l'inserimento di spazi. L'utilizzo imprevisto di questo particolare carattere potrebbe compromettere il funzionamento della procedura di invio file.

Quando si utilizza questo dispositivo di stampa viene effettuata una connessione remota via modem ( se non è già attiva ) per permettere l'invio del messaggio.

Questo protocollo non prevede che nel sistema sia disponibile un programma per la gestione della posta elettronica per cui, anche se in realtà si dispone di un programma del genere, non compariranno "copie" dei messaggi così inviati nella cartella contenente la "Posta Inviata".

I messaggi verranno inviati a tutti gli indirizzi di posta elettronica indicati nell'apposita casella di testo, che comparirà nella maschera di gestione di stampa; gli indirizzi dei destinatari, dovranno essere indicati per intero e separati da punto e virgola (es. info@albalog.it; hot@albalog.it). Per definire gli indirizzi dei destinatari non si potrà ricorrere ai sinonimi definiti nella rubrica del programma che gestisce la posta elettronica.

* Stampa su Posta elettronica (MAPI)

La stampa su Posta elettronica utilizza il protocollo di trasferimento proprio dei programmi per la gestione della posta elettronica.

L'invio dei documenti stampati attraverso questo dispositivo è strettamente correlato all'utilizzo del programma predefinito per la gestione della posta elettronica, che deve risultare attivo al momento della stampa.

Il documento così stampato, verrà trasmesso al gestore della posta che, a sua volta, simulerà la creazione di un nuovo messaggio e l'invio ai destinatari inseriti nell'apposita casella di testo della maschera di gestione di stampa, opportunamente separati da punto e virgola. In particolare, utilizzando questo sistema di stampa, si possono utilizzare i sinonimi definiti nella rubrica che contrassegnano i veri indirizzi di posta elettronica.

Una copia del messaggio verrà memorizzata nella cartella adibita all'archiviazione della "Posta Inviata".

Utilizzando questo dispositivo di stampa non è necessario definire alcun parametro nel file di ambiente APPS.INI ( come, invece, è necessario per la "stampa su E-mail" ); le impostazioni obbligatorie per l'invio dei messaggi sono già definite nelle proprietà del gestore della posta elettronica.

Per eventuali modifiche alle modalità di invio dei documenti stampati su posta elettronica, si deve variare la configurazione del programma gestore.

Se invece, si vuole definire un nuovo programma predefinito per l’invio dei documenti stampati, è necessario operare sui registri di sistema del sistema operativo in uso.

Un’eccezione per il normale funzionamento di questo dispositivo si rileva quando il programma che gestisce i trasferimenti è Ms OutLook Express; in questo caso è possibile spedire i documenti stampati con dispositivo MAPI anche se il programma gestore di posta non è attivo al momento della stampa.

* Stampa su Fax (MAPI)

Per utilizzare la procedura di stampa su fax occorre che sia installato sul computer da cui si effettua l'operazione un modem collegato ad una linea telefonica. Il funzionamento di questo dispositivo di stampa è correlato alle funzionalità che acquisisce Ms OutLook con le opzioni per l’utilizzo di Fax. Per verificare se questo specifico gestore della posta elettronica è stato configurato correttamente per comunicare con un fax occorre:
- per Ms Outlook 2000 o precedenti posizionarsi su: menù > Strumenti, selezionare la voce "Servizi" e verificare se nell’elenco a video compare la voce "Trasporto Posta Fax"; in caso affermativo significa che il sistema è configurato per comunicare con un fax;



- per Ms Outlook 2002 posizionarsi su menù > Strumenti > Account di posta elettronica, selezionare "visualizza o cambia gli account di posta elettronica esistenti" e cliccare su Avanti. Se nell'elenco a video compare la voce "Trasporto posta e fax" significa che il sistema è configurato correttamente per l'invio di un fax.



Inoltre per attivare la stampa è necessario aver definito nella cartella stampanti, una Stampante Fax (da Start > Impostazioni > Stampanti).




Nel caso una di queste impostazioni non siano corrette, rivolgersi al proprio amministratore di sistema per configurare l'hardware con i parametri richiesti.
E' sconsigliato l'utilizzo di Winfax per eseguire l'operazione in quanto non permette l'invio del fax a più destinatari.

Per avviare la stampa da G.i.o.i.a./EasySat occorre che al momento della stampa del documento è necessario che il gestore della posta elettronica OutLook risulti attivo.
Per avviare la stampa su fax occorre selezionare come "Opzioni di Stampa" la voce "Stampa su FAX (MAPI). Sarà quindi possibile indicare i numeri di fax dei destinatari nell'apposita casella di testo opportunamente separati da punto e virgola. Si possono utilizzare i numeri di fax memorizzati nell'anagrafica cliente in G.i.o.i.a. immettendo il flag nella casella apposita denominata "Usa num. FAX dell'archivio anagrafica".
Attenzione: a seconda della struttura e del funzionamento delle linee telefoniche, occorrerà inserire lo "0" all'inizio del numero di fax. Se si utilizza il numero di fax associato alla scheda del cliente di G.i.o.i.a., occorrerà modificare il numero stesso all'interno dell'anagrafica del programma.
E' possibile inserire un testo all'interno del campo "corpo fax" che verrà inviato al cliente come altra pagina oltre alla cover page.
Attraverso l'opzione "Mantenere formato immagini, grassetto e bordo" è possibile inviare il fax nei formati originali, non portando alcuna modifica al modulo da inviare.



Premendo il pulsante Stampa, si avvia la stampa del documento alla stampante Fax, che a sua volta invierà l'impulso al modem per comunicare con i numeri di fax selezionati. All'interno della cartella "posta inviata" del gestore della posta sarà possibile consultare i documenti inviati così come all'interno della cartella "fax inviati" della stampante fax.

* Stampa su Appunti (Clipboard)

La stampa di un documento su appunti, permette di memorizzare le informazioni del documento inviato in stampa. In questo modo le informazioni non verranno inviate immediatamente alla stampante, e sarà possibile modificarle o formattarle diversamente.

Per portare un esempio sul funzionamento di questo dispositivo di stampa, possiamo dire che è del tutto simile all’operazione che si effettua quando, su un documento di testo, si evidenzia una sezione del testo e si seleziona la voce di menu "Copia". Infatti, in qualsiasi applicazione che è in grado di gestire dati in formato testo, è possibile attivare la funzione "Incolla" che ricrea all’istante il documento che era stato precedentemente stampato.

L’unica discriminante nel corretto funzionamento di questo tipo di stampa è data dalla cartella appunti, che deve risultare vuota. Per assicurarsene è necessario accedere al "Visualizzatore di Appunti" (collocato in Windows, nel menu di Avvio sotto la voce "Accessori" - "Utilità di Sistema" ). Per eliminare gli appunti precedentemente memorizzati è necessario è sufficiente selezionare la voce di menu "Modifica" e, subito dopo, la voce "Cancella".

Solo quando il "Visualizzatore di appunti" risulta vuoto, è possibile memorizzare i documenti generati da GIOIA / Easy Sat.