I guasti hardware, l'imperizia dell'operatore, i virus sono le cause più frequenti di perdita delle informazioni.
La prima contromisura da attuare è ovviamente la gestione delle copie di sicurezza dei dati, l'efficacia dipende da una corretta pianificazione del sistema informatico e delle procedure.
Le copie di sicurezza consistono nell’effettuare delle copie di riserva degli archivi dal disco fisso su altri supporti (floppy, nastri, altri dischi fissi …). Questa operazione è fondamentale per premunirsi dalla possibilità di perdita dei dati inseriti.
Non c’è una regola fissa da seguire per effettuare le copie, ma è comunque consigliato di eseguirle dopo ogni sessione di lavoro intensa, prima di operazioni definitive (tipo Fatturazioni differite, chiusure contabili, ecc), prima di ogni aggiornamento e conviene comunque avere le copie su più serie di supporti da utilizzare a rotazione (per lo meno una per i giorni pari e l’altra per i giorni dispari).
Data la varietà dei sistemi operativi e dei supporti di backup nonché dell’ambiente in cui si opera (stand alone o rete con server), Albalog non prevede una procedura automatica di backup, e quindi questa operazione risulta essere a carico del Cliente ed eventualmente attivata di comune accordo con i ns. tecnici. E' possibile effettuare le copie di salvataggio utilizzando il software di backup del sistema operativo, oppure effettuare le copie su una partizione di disco o sulle cartelle locali dei pc, od utilizzare dei supporti magnetici “estraibili” (floppy disk, cd-rom, Zip, Streamer, Usb, ecc.). E' comunque possibile comprimere i dati utilizzando i vari software di compressione (winzip, rar, ecc.).
L'importante è sapere COSA DEVE ESSERE SALVATO: Per verificare quali sono i files di cui effettuare le copie di salvataggio accedere ai programmi Extra Business, Extra Service, Extra CRM e posizionarsi su: ? > Informazioni e premere il pulsante °Percorsi°.
- Salvare il contenuto della cartella EXTRA e relative sottocartelle della directory indicata a fianco della dicitura "UserPath 1".
E' di fondamentale importanza seguire questi accorgimenti prima di effettuare le copie affinché tali vadano a buon fine:
Assicurarsi, nel caso in cui la procedura sia utilizzata in rete, che nessun altro utente stia utilizzando il programma;
Si consiglia fortemente di provvedere al salvataggio integrale delle cartelle (programmi, dati, ecc..) al fine di poter consentire, in caso di necessità, un veloce ripristino dell’ambiente (vedi sopra paragrafo “Salvando il contenuto della cartella …”)
In presenza di una rete locale è anche ipotizzabile effettuare le copie di salvataggio su uno dei dischi locali delle Workstation, oltre ovviamente a copie su altri supporti (nastri, floppy, dischi esterni, ecc …);
Salvo indicazioni diverse, sul desktop ci saranno delle icone denominate "Copie di salvataggio …".
Di seguito elenchiamo alcuni consigli per rendere le copie di sicurezza più “robuste”:
Utilizzate un server (in caso di ambiente di rete) con dischi in configurazione almeno RAID 1 per garantire la scrittura delle informazioni contemporaneamente su due hard disk (mirroring).
Alimentate il server tramite un gruppo di continuità, programmate lo spegnimento del server in caso di blackout.
Utilizzate un altro dispositivo di backup tipo unità zip, masterizzatore, unità DAT, ethernet disk.
Conservate i supporti di memorizzazione in un locale sicuro diverso da quello che ospita il server.
Definite una procedura di copia giornaliera e settimanale, conservate le copie delle ultime quattro settimane.
Istruite gli incaricati per la gestione delle copie.
Verificate periodicamente lo stato di affidabilità delle copie (dispositivi, supporti, dati).
Eseguite almeno una volta l'anno, dopo aver accertato l'affidabilità delle copie, la procedura di ripristino.
Documentate dettagliatamente tutte le fasi del processo, indicate sempre chi fa che cosa, ovvero chi ha la responsabilità di eseguire le azioni.