Gesana1.doc: Gestione Archivio Clienti/Fornitori

La procedura di "Gestione anagrafica Clienti/Fornitori" consente di inserire, modificare, cancellare i clienti ed i fornitori con i quali l’utente ha rapporti di lavoro.

Questi sono codificati mediante un codice cliente ed un codice fornitore univoco di 6 caratteri numerico.

L’assegnazione del codice cliente e del codice fornitore è una fase molto importante poiché, quel determinato cliente o fornitore, sarà riconosciuto per tutta la "vita operativa" tramite il codice assegnato.

In Contabilità e in Gestione scadenzario potrà essere gestito sia l’archivio clienti sia l'archivio fornitori, sotto la voce Ordini clienti e Vendite potrà essere movimentato l’archivio clienti, così come sotto la voce Ordini fornitori e Magazzino, potrà essere movimentato quello fornitori.

I dati che compongono il record Cliente/Fornitore sono suddivisi in pagine:

Pagina 1: dati anagrafici

Pagina 2: dati commerciali

Pagina 3: dati del trasporto

Pagina 4: Altri dati

La navigazione attraverso le varie pagine avviene mediante i tasti funzione PgUp (pagina avanti) ed i tasti PgDn (pagina Indietro). Solo i dati presenti sulla prima pagina sono obbligatori.

La ragione sociale cliente/fornitore di 40+40 caratteri viene visualizzata nei look-up di codice cliente/fornitore, nelle stampe e nei documenti fiscali (ordini, bolle, fatture...).

Attenzione: Questi campi accolgono sia lettere maiuscole sia minuscole, perciò in fase di ricerca alfabetica (Rif. nozioni generali di funzionamento) le lettere minuscole saranno preposte a quelle maiuscole. Esempio di ordinamento:

primo codice cliente/fornitore

Primo codice cliente/fornitore

PRIMO CODICE CLIENTE/FORNITORE

Gli altri campi utilizzati per la descrizione del cliente/fornitore sono tutti descrittivi e facoltativi e si suddividono in:

Indirizzo: L’indirizzo del cliente/fornitore.

Località: La località del cliente/fornitore.

C.A.P.: Il codice di avviamento postale del cliente/fornitore.

Provincia: La provincia di appartenenza del cliente/fornitore.

Nazione: La sigla della nazione di appartenenza del cliente/fornitore.

Stato: Lo stato di appartenenza del cliente/fornitore. Può essere valorizzato come Italia (I), stato CEE (C), stato Fuori CEE (F). Questo campo serve come discriminante in fase di immissione documenti I.V.A. (vedi paragrafo di riferimento), per questo, ad ogni valore immesso, corrispondono precisi automatismi di contabilità (un cliente/fornitore italiano sarà trattato diversamente a livello contabile rispetto che un cliente/fornitore estero appartenente ad uno stato CEE).

Nat. Giuridica: La natura giuridica del cliente/fornitore tenendo presente che può essere valorizzato come Persona fisica (F), Professionista (P), Società (S). Questo campo serve come discriminante per la richiesta del Codice fiscale oppure della Partita IVA.

Partita I.V.A.: La partita I.V.A. del cliente/fornitore. Al momento della registrazione del Cliente/Fornitore, il sistema controlla sia l’esattezza della partita I.V.A. e che la stessa non sia già inserita in un altro Cliente/Fornitore (c’è la possibilità in ogni caso di forzare l’errore). Il cliente/fornitore può anche essere ricercato tramite partita I.V.A. digitando contemporaneamente i tasti Alt+F7.

Codice fiscale: Il codice fiscale del cliente/fornitore. Nel caso in cui la natura giuridica sia S società e viene inserito il codice fiscale, la procedura provvederà ad effettuare un controllo sull’esattezza della stessa.

Codice Iso: Il codice ISO attribuito ai clienti/fornitori appartenenti ad uno stato CEE.

Telefono: Il n° telefonico del cliente/fornitore.

Fax: Il n° di fax del cliente/fornitore.

Categoria: L’eventuale categoria (relativa tabella su Tabelle > Tabelle Azienda > Tabella Anagrafiche > Categoria Clienti > Fornitori) da abbinare al cliente/fornitore. I tipi di categoria da inserire e utilizzare, ed il criterio usato per assegnarli al cliente/fornitore, sono a discrezione dell’utente.

Zona: Il tipo di zona (relativa tabella su Tabelle > Tabelle Azienda > Tabella Anagrafiche > Zone Clienti/Fornitori) da abbinare al cliente/fornitore. I tipi di zona da inserire e utilizzare, ed il criterio usato per assegnarli al cliente/fornitore, sono a discrezione dell’utente.

Attività: Il tipo di attività (relativa tabella su Tabelle > Tabelle Azienda > Tabelle Anagrafiche > Attività Clienti/Fornitori) da abbinare al cliente/fornitore. I tipi attività da inserire ed utilizzare, e il criterio per assegnarli al cliente/fornitore, sono a discrezione dell’utente.

Codice Gruppo: Il codice di gruppo (relativa tabella su Tabelle > Tabelle Azienda > Tabella Anagrafiche > Codici gruppo Clienti/Fornitori) da abbinare al cliente/fornitore. Tali codici di gruppo da inserire ed utilizzare, e il criterio per assegnarli al cliente/fornitore, sono a discrezione dell’utente ed hanno il compito di poter estrapolare dati statistici su determinati "Gruppi" di aziende.

Attenzione: Questi dati non sono obbligatori ma possono essere gestiti se l’utente intende estrarre dei dati adottando criteri di selezione diversi (Esempio, è richiesto il fatturato per Zona, per Categoria, ecc..)

Mastro: Il mastro contabile di imputazione del cliente/fornitore.

Conto:Il conto contabile di imputazione del cliente/fornitore.

Attenzione: Questi ultimi due campi sono necessari per la creazione automatica del sottoconto contabile relativo al cliente/fornitore. Il codice anagrafico è assunto in automatico come sottoconto. (per cui il Cliente con Codice 000100 diventa il sottoconto 010.0020.000100, se nei campi Mastro/Conto è stato inserito rispettivamente 010 e 0020).

Gestione Allegati I.V.A.: indica se il Cliente/Fornitore deve essere considerato o meno nel calcolo degli allegati iva.

Nella parte alta della schermata sono presenti (Solo per la visualizzazione) anche i campi contenenti la data di inserimento del Cliente/Fornitore e la data dell’ultima modifica.

Di seguito è presente il campo

Attivo: Tale campo serve per statisticare se il cliente è movimentato o meno. E' possibile estrapolare tramite alcune statistiche i cilenti non attivi (pe.: dalla Stampa anagrafica Clienti/Fornitori dal pulsante Stampa).

Codice Listino: Il listino prezzi abbinato al cliente/fornitore. Per la gestione dei listini di vendita riferirsi allo specifico paragrafo (Procedure > Vendite > Listini di vendita).

Categoria Listini: La categoria del listino (a matrice) associata al Cliente/Fornitore; I listini a matrice permettono di variare automaticamente sconti e provvigioni in relazione alla categoria del cliente assegnato. Per informazioni su come attivare la gestione dei listini a matrice, consultare la documentazione in linea "Come fare a… Gestire i listini a matrice" premendo CTRL+F1.

In Valuta: La valuta utilizzata per il cliente/fornitore.

Cod. pagamento: Il tipo pagamento effettuato dal cliente/fornitore. Per la gestione completa dei codici di pagamento riferirsi al Paragrafo Tabelle > Tabelle Azienda > Codici di pagamento.

Spese: Può assumere il valore di I se al cliente si vuole addebitare le sole spese d’Incasso (relativamente agli effetti), il valore B se si vogliono addebitare solo le spese dei Bolli, T se si vogliono addebitare sia i Bolli che le Spese, N se non s’intende addebitare Niente. I valori dei Bolli e delle Spese d’Incasso devono essere indicati nella Tabella Bolli (Vedi paragrafo Tabelle > Automatismi > Spese - Bolli effetti) e saranno validi solo per le tipologie di pagamento R (ricevute bancarie) e T (tratte).

Raggruppa effetti: Questo campo deve essere avvalorato a S se si desidera avere, in fase di distinta effetti, un unico effetto comprendente più effetti del medesimo cliente oppure N per non attivare questo raggruppamento. Inoltre, selezionando S, in fase di inserimento documento il sistema controlla automaticamente se sono presenti già effetti da distintare; in tal caso, nel documento la voce "SPESE" passerà da T od I ad N.

Sconto fisso: L’eventuale percentuale di sconto fisso da effettuare al cliente/fornitore. Gli sconti sono intesi e conteggiati in cascata (perciò 10+3 non è un 13%!), e in ogni caso sono valori proposti che possono essere variati mentre si compila il documento in questione (ordine, bolla, fattura,...).

Raggruppa Doc.: Questo campo deve essere avvalorato a S se si desidera emettere un’unica fattura da più bolle del medesimo cliente/fornitore oppure creare un’unica bolla da più ordini. Il sistema controlla automaticamente che tutti i dati dei documenti originari siano coerenti con i criteri di raggruppamento: Per esempio non sarà possibile raggruppare 2 bolle con codici di pagamento diversi.

Giorno Fisso: Permette di inserire un giorno fisso di scadenza nel mese.

Salta mesi: Permette di indicare i mesi da saltare nel conteggio delle rate. Ad un numero corrisponde un mese: 1=Gennaio 2=Febbraio ecc.

Codice agente: Il Codice dell’Agente che abitualmente visita questo Cliente e a cui spettano le relative provvigioni. Per la gestione degli Agenti vedi paragrafo Tabelle > Tabelle Azienda > Tabella Agenti-Rappresentanti.

Provvigione: Le percentuali di provvigione che spettano al rappresentante. Questi valori possono essere variati in fase di immissione del documento di vendita, in questo modo si possono gestire più percentuali di provvigione sullo stesso documento.

Codice I.V.A. fisso: L’eventuale codice I.V.A. fisso da attribuire al Cliente/Fornitore. Esempio: un Cliente estero sarà sempre esente articolo 8 indipendentemente dal tipo di merce che acquista.

Fatturazione: Può assumere il valore S di "Settimanale" se i documenti di trasporto relativi a questo Cliente sono fatturati giornalmente o settimanalmente; il valore M di "Mensile" se il Cliente desidera ricevere un’unica fattura riepilogativa di tutti i documenti di trasporto del mese.

Fatturaz. POSTEL: Può assumere il valore SI e NO e consente di effettuare una unica fatturazione per i Clienti POSTEL e di creare il file da consegnare a POSTEL (vedere impostazioni del file APPS) per la stampa e la spedizione dei documenti per nostro conto.

Banca d’appoggio: La banca alla quale il Cliente si appoggia per effettuare i pagamenti nei confronti dell’utente o la banca del fornitore dove far pervenire i pagamenti.

Paese: E' composto da 2 lettere e serve ad identificare il Paese in cui è tenuto il conto.

Check: è un codice di controllo utilizzato dalle banche.

Cin: E' un carattere di controllo, composto da una sola lettera, che permette alla banca di verificare l'esatta trascrizione dei successivi 22 caratteri.

ABI: E' il codice identificativo della banca; ha una lunghezza fissa di 5 numeri.

CAB:  E' il codice identificativo della filiale; ha una lunghezza fissa di 5 numeri.

C/C: Il numero di Conto Corrente del cliente/fornitore. Ha una lunghezza fissa di 12 caratteri alfanumerici

BIC in entrata/BIC in uscita: il codice BIC (Bank Identifier Code) è un codice alfanumerico (Codice swift) utilizzato nei pagamenti internazionali per identificare la banca del beneficiario.

Ns. Banca di riferimento: La nostra Banca di riferimento per il Cliente/Fornitore. Per i Clienti può essere utilizzato come filtro in fase di presentazione effetti.

Destinatario: Eventuale/i indirizzo/i alternativo/i di spedizione per i documenti accompagnatori della merce (se questo è diverso dall’indirizzo della sede legale). Ogni Cliente/Fornitore può avere infiniti indirizzi di spedizione.

Sul campo è attiva la ricerca sia per codice con il tasto F7 che per ragione sociale con i tasti Ctrl+F7.

Indirizzi alternativi: Eventuale/i indirizzo/i alternativo/i di spedizione per i documenti contabili (per esempio sede amministrativa) se questo è diverso dall’indirizzo della sede legale. Ogni Cliente/Fornitore può avere infiniti indirizzi di spedizione.

Causale: La causale di trasporto che verrà presentata automaticamente in fase di immissione del documento di trasporto.

A cura del...: Indicare se il trasporto avviene a cura del Mittente (M), del Destinatario (D) o altro… .I valori selezionabili sono elencati nella relativa tabella visibile tramite il solito tasto F7.

Vettore: Il vettore abituale che effettua il trasporto. Per la gestione dei Vettori vedi il relativo paragrafo Tabelle > Tabelle Comuni > Tabella Vettori.

Porto: Può assumere il valore di F per porto "Franco", di A per porto "Assegnato", ecc.. I valori selezionabili sono presenti nella relativa tabella consultabile con il tasto F7.

Aspetto beni: L’aspetto esteriore dei beni oggetto del trasporto. Esempio: scatole cartone, a vista, ecc..

I diversi tipi di aspetto beni possono essere definiti nella relativa tabella (Vedi Tabelle > Tabelle Comuni > Tabelle Aspetto beni).

Attenzione: I precedenti 6 campi, ovvero i dati relativi al documento di trasporto, sono facoltativi. Hanno l’unico scopo di automatizzare l’emissione del documento di trasporto. Se però tali campi non saranno avvalorati, sarà possibile inserirli al momento dell’emissione del documento.

Contattare: La persona all’interno dell’azienda Cliente/Fornitore con cui abitualmente si hanno contatti (Es. Responsabile Amministrativo, Magazzino, ecc..)

Tel. cellulare: Il n° del telefono cellulare del cliente/fornitore.

E-Mail: L’indirizzo di posta elettronica del cliente/fornitore.

Indirizzo WWW: L’indirizzo World Wide Web del cliente/fornitore.

Note: Le eventuali note, a discrezione dell’utente, che si riferiscono al cliente/fornitore. Si possono inserire note con particolari codici che verranno ereditati in automatico nell’inserimento documenti.

Esempio 1:

Nelle note del cliente è possibile indicare il riferimento alla dichiarazione esportazione, questo riferimento deve essere compreso fra due <<mark>> (nell'esempio sottostante il mark è LETTEXP):

<<LETTEXP>>Vs. dichiarazione di intenti n. 12345 del 01.01.99 ns. prot. N. 9999<<LETTEXP>>

Nel modulo di stampa dovrà essere indicato <<CLI_NOTETAG;LETTEXP>> per stampare il testo "Vs. dichiarazione di intenti…"

Esempio 2:

Nelle note del cliente occorre inserire ad inizio riga il comando <<COM>> e nelle righe seguenti scrivere il commento che dovrà essere incluso in ogni emissione documento di quel cliente.

Se il cliente ha già memorizzate delle note, la struttura <<COM>> (seguita dalle righe di descrizione) deve essere posizionata dopo le altre note altrimenti tutte le note verranno incluse nel documento.

Inserendo un documento per il cliente, sarà generato del dettaglio del documento un rigo di commento in automatico contenente ciò che è stato inserito nelle note dopo il tag <<COM>>.

Nella parte inferiore delle maschere della gestione Clienti/Fornitori ci sono dei bottoni delegati alla gestione di:

Ins: Inserire un nuovo Cliente/Fornitore. Il sistema propone in automatico il nuovo codice del cliente/fornitore (conteggiato in progressione con l’ultimo codice immesso).Resta inteso che l’utente potrà variare il dato proposto assegnando al Cliente/Fornitore il codice più opportuno.

Mod: Modificare i dati sul Cliente/Fornitore selezionato.

Canc: Cancellare il Cliente/Fornitore selezionato. Il sistema avvisa se il Cliente/Fornitore ha dei movimenti attivi (documenti, scadenze, movimenti di prima nota), perciò l’eventuale effettiva cancellazione è a completa responsabilità dell’operatore.

Ric: Effettuare la ricerca per codice sull’archivio Clienti/Fornitori. Vedi Guida generale all’uso per effettuare la ricerca per codice (F7), per ragione sociale (Ctrl+F7) e avanzata (Alt+F7).

Pag. Su: Passare alla pagina precedente.

Pag. Giù: Passare alla pagina successiva.

Scheda Cont.le: Accedere alla consultazione del Cliente/Fornitore selezionato (Vedi paragrafo Procedure > Contabilità > Consultazione movimenti).

Credito: Tramite questo bottone è possibile gestire i seguenti campi:

Fido: Indica l’eventuale fido massimo concesso al cliente/fornitore. ES: Se viene concesso ad un cliente un fido massimo di 10.000,00 Euro ogni volta che si andrà ad emettere una fattura a quel cliente il programma eseguirà un controllo su tutte le partite aperte e nel caso in cui risultino in scadenza più di 10.000 Euro invierà un messaggio di limite fido superato.

Stato: Indica lo stato del Cliente; può assumente i seguenti valori: Ottimo, Buono, In Sofferenza oppure Legale. Tale campo può essere utilizzato come filtro per le statistiche e le liste di vendita e scadenzari.

Bloccato: Indica se il flag è bloccato (S) oppure no (N). Nel caso quindi il cliente risulti insolvente, l’utente avrà la possibilità di identificarlo avvalorando con S questo campo; cosi facendo non sarà più possibile eseguire alcuna operazione su quel cliente.

Ind. Altern.: E’ una finestra nella quale è possibile specificare gli eventuali indirizzi diversi per l’invio dei documenti di vendita (Fatture, Note di credito, ecc) e delle ricevute bancarie. La gestione di questa finestra si adopera tramite i tasti ins per l’inserimento barra per la modifica e canc per la cancellazione.

Domicilio fiscale: E’ una finestra nella quale è possibile specificare gli eventuali indirizzi diversi per l’invio dei documenti di vendita (Fatture, Note di credito, ecc) e delle ricevute bancarie. La gestione di questa finestra si adopera tramite i tasti ins per l’inserimento barra per la modifica e canc per la cancellazione.

Stampa: Accedere alla maschera di selezione per la stampa dell’archivio Clienti/Fornitori.

La maschera di stampa dell’anagrafico Clienti/Fornitori propone:

Selezione Clienti/Fornitori: Può assumere il valore di C se si vuole ottenere la lista dei Clienti, F per quella dei Fornitori.

Tipo Ordinamento: Può assumere il valore di C per ottenere la lista ordinata per "Codice", oppure il valore D per ottenere la lista ordinata per "Ragione sociale".

Analitica/Sintetica: Può assumere il valore di A (Analitica) per ottenere una lista con tutti i dati del Clienti/Fornitore (compresi i dati commerciali come pagamento, listino, ecc..), oppure il valore S (Sintetica) per avere una lista con i soli dati anagrafici (Codice, Ragione Sociale, Indirizzo, ecc..).

Da Codice/A Codice Anagrafica: Saranno selezionati tutti i Clienti/Fornitori con codice maggiore o uguale a quello iniziale e minore o uguale a quello finale.

Provincia/Nazione: Saranno selezionati i Clienti/Fornitori che fanno parte della provincia e nazione uguali a quelle immesse.

Codice Pagamento: Saranno selezionati i Clienti/Fornitori con codice pagamento uguale a quello immesso.

Codice Agente: Saranno selezionati i Clienti/Fornitori che sono serviti dall’agente immesso.

Categoria/ Zona/Attività: Saranno selezionati tutti i Clienti/Fornitori che appartengono a categoria, zona, attività uguale a quella immessa.

Partita I.V.A. errata: Può assumere il valore di S per "SI" e N per "NO", nel primo caso saranno estratti i Clienti/Fornitori con Partita I.V.A. errata. (Inutile evidenziare l’importanza di questo controllo).

Codice listino: Saranno selezionati i Clienti/Fornitori il cui listino di riferimento è uguale a quello immesso.

Attenzione: Le 9 possibili opzioni precedenti (Provincia, Nazione, ecc..) servono qualora l’utente desiderasse selezionare solo alcuni Clienti/Fornitori dalla totalità dell’archivio: Esempio: inserire nella lista solo i Clienti della provincia di Milano (avvalorare con MI il relativo campo Provincia) o solo i Clienti della zona Centro Italia.

Attenzione: Se non viene effettuata nessuna selezione, saranno considerati tutti i Clienti/Fornitori presenti in archivio.

OK: Per confermare e registrare le modifiche effettuate. Lo stesso risultato si può ottenere premendo il tasto F10.