INTRODUZIONE GESTIONE SDD (SEPA Direct Debit)
Negli ultimi anni i Paesi europei si sono impegnati nella realizzazione della SEPA (Single Euro Payments Area), con l'obiettivo di offrire ai cittadini, alle imprese e alle pubbliche amministrazioni la possibilità di effettuare e ricevere pagamenti in euro senza più alcuna differenza tra pagamenti nazionali ed europei.
Ciò grazie all'adozione, da parte di tutti i Paesi, di nuovi strumenti di pagamento comuni da utilizzare per disporre operazioni di addebito diretto caratterizzati da un insieme di regole e meccanismi di funzionamento condivisi dalle comunità bancarie di tutti i Paesi aderenti alla SEPA.
Nel provvedimento attuativo del Regolamento europeo la Banca d’Italia ha chiarito che i servizi di pagamento nazionali che saranno definitivamente sostituiti sono il servizio di addebito RID ed il bonifico. Altri servizi di pagamento come Ri.Ba., MAV, RAV e i Bollettini bancari e postali - che non trovano una diretta corrispondenza con i servizi di addebito e di bonifico SEPA - potranno essere (allo stato attuale) continuati ad utilizzare.
La principale novità legata all’introduzione dei nuovi strumenti SEPA è l’adozione a livello europeo del formato di memorizzazione dei dati XML (standard ISO 20022) che, a partire dal 1° Febbraio 2016, dovrà essere adottato obbligatoriamente anche nella tratta “Impresa creditrice – Banca”. Sino ad allora potrà essere mantenuto il formato consueto (standard CBI), opportunamente implementato con le informazioni mancanti (cd. “Tracciato arricchito”).
EXTRA potrà creare e gestire il file per la presentazione telematica dei SDD (Sepa Direct Debit) secondo il formato XML CBI. Fino al 31/01/2016 rimane attiva la possibilità di creare distinte SDD con il “tracciato txt arricchito”.
Le scadenze:
- A partire dal 1° Febbraio 2014 per effetto del Regolamento dell'Unione Europea n. 260/2012 del 14 marzo 2012, gli addebiti diretti (RID) dovranno essere definitivamente sostituiti da SEPA Direct Debit (SDD) – addebito diretto Sepa.
- A partire dal 1° febbraio 2016, le distinte SDD potranno essere veicolate nella tratta Cliente>Banca SOLO nel formato XML.
In breve, il Sepa Direct Debit (S.D.D.) è – come il RID – un servizio di incasso basato sulla sottoscrizione da parte del debitore di un’autorizzazione ad addebitare direttamente il conto corrente (mandato) e viene attivato dall’impresa che – a seguito del mandato firmato dal proprio cliente – avvia la riscossione delle somme dovute attraverso la propria Banca. Con il passaggio all’addebito SEPA, le imprese avranno la responsabilità di raccogliere, conservare ed esibire in caso di contestazioni del Cliente, i mandati di addebito sottoscritti dalla clientela.
Il Sepa Direct Debit prevede due modalità di gestione:
- SDD CORE utilizzabile indistintamente nei confronti di qualsiasi Cliente debitore e consente, per quest’ultimo la facoltà di rimborso fino ad 8 settimane dopo la scadenza dell’addebito per operazioni autorizzate in precedenza (limitatamente ad alcuni casi, come ad esempio, l’importo risulti errato oppure non conforme con quanto concordato in precedenza con il Creditore); l’SDD Core può gestire anche la procedura opzionale COR1 per eseguire l’SDD tramite SECB (Swiss Euro Clearing Bank).
- SDD B2B utilizzabile esclusivamente nei confronti di Clienti diversi da consumatori e non ammette, per il debitore, la possibilità di rimborso.
I passi da compiere per utilizzare Sepa Direct Debit sono riassumibili in:
1) L’Azienda deve disporre dei codici IBAN della propria Clientela (Clienti con deleghe RID già attive da migrare in SDD oppure per i nuovi Clienti);
2) Informazione alla propria Clientela (nel caso di deleghe RID già attive da migrare a SDD): la normativa prevede che l’Azienda è tenuta ad informare i propri Clienti del ricorso al nuovo strumento di incasso almeno 30 gg prima della migrazione a SDD (e comunque non oltre il 31/12/2013), indicando la modalità di gestione (“Core” oppure “B2B”);
3) Richiedere alla propria Banca il “Creditor Identifier”: ad ogni Azienda, la propria Banca assuntrice rilascia un identificativo d’impresa (23 caratteri), al posto del tradizionale codice SIA;
4) Per convertire automaticamente le deleghe RID in SDD senza necessità di ottenere un nuovo mandato firmato dal Cliente è sufficiente continuare ad indicare l’attuale numero univoco della delega in fase di presentazione degli addebiti presso la propria Banca assuntrice. Tale codice (22 caratteri) è formato da:
a. Codice SIA
b. Tipo Codice Individuale (4 – Codice cliente)
c. Codice Individuale (corrisponde al codice cliente di Extra Business)
ed è già gestito nella presentazione SDD, ovvero nel file telematico di presentazione è riportato in automatico questa sequenza;
5) Richiedere alla propria Banca il “codice CUC”, obbligatorio per la generazione della distinta di presentazione in formato XML CBI
Ricordiamo che ogni Banca ha predisposto delle guide operative sull’introduzione degli SDD ad uso della propria Clientela e pertanto invitiamo a rivolgersi alla propria Banca per ogni maggiore informazione operativa.
Non esistono “diagnostici generici” per effettuare controllo formale del file telematico della presentazione SDD; le Banche, in questa fase transitoria, possono offrire servizi di testing/verifica mettendo a disposizione delle aree di “prova” nei loro sistemi di Internet Banking oppure permettono di verificare flussi “di prova”. Per maggiori dettagli è opportuno richiedere informazioni alla propria Banca.
2. DATI RID/SDD IN ANAGRAFICA CLIENTI
Le principali novità all'interno dell'Anagrafica Clienti si trovano nella maschera dei dati RID/SDD. Per accedere alla maschera con i nuovi campi si dovrà andare in Contabilità>Anagrafica Clienti, nella pagina Condizioni Commerciali, nella sezione *Riferimenti Bancari*, sarà accessibile il bottone °Dati RID/SDD°.
In questa maschera è stata aggiunta la sezione *Altre info per SDD*.
I campi che saranno da valorizzare obbligatoriamente per tutte le Anagrafiche Clienti che hanno come metodo di pagamento RID/SDD sono:
[Tipo incasso]: E' il tipo di SDD che si sarà attivato con il Cliente. Le selezioni possibili sono:
-B2B- Business to Business; utilizzabile esclusivamente per Clienti (debitori) non classificati come “consumatori";
-CORE- Core, utilizzabile nei confronti di qualsiasi tipologia di Cliente (debitore);
-COR1- Core con procedura opzionale COR1; nel caso di incassi di tipo COR1 occorrerà che il Mittente della presentazione sia registrato all’EBA (Euro Banking Association) e che esegua la trasmissione dell’incasso tramite il SECB (Swiss Euro Clearing Bank)
Nota Bene: di default questo campo sarà valorizzato vuoto e verrà compilato automaticamente alla prima Distinta Effetti con la selezione per -B2B-, -CORE- o -COR1-. Non è pertanto necessario procedere ad impostare su ogni anagrafica esistente tale valore (salvo le eccezioni) in quanto, se vuoto, verrà assegnato alla prima presentazione. Per le nuove anagrafiche è invece consigliabile definirlo già all’inserimento.
Esempio: se tutti i Clienti hanno accettato la migrazione a SDD di tipologia B2B non è necessario richiamare ogni singola anagrafica ed impostare questo valore. Alla prima presentazione distinta SDD, se viene selezionata tipologia B2B, a tutte le anagrafiche – incluse nella distinta - che hanno il campo “Tipo Incasso” vuoto, verrà assegnato B2B.
[Data sottoscrizione mandato]: E' la data in cui il Cliente ha sottoscritto il mandato SDD. Questa data dovrà sempre essere compilata nel caso di nuovo mandato SDD. Per quanto riguarda le migrazioni dei mandati RID in SDD non è necessario indicare la data sulla singola anagrafica in quanto esiste la possibilità di assegnarla in automatico nella distinta di presentazione se non definita nell’anagrafica Cliente (vedi nota successiva “Gestione Anagrafiche Banche”).
Nota Bene: per quanto riguarda la migrazione dei mandati RID in SDD, la valorizzazione di questa data è rimandata agli accordi Banca -> Cliente, pertanto occorrerà richiedere alla propria Banca assuntrice quale data di default impostare e definirla nell’Anagrafica Banche (vedi nota successiva).
Ricordiamo che i dati relativi a “Riferimenti bancari per RID/SDD” (Banca appoggio, IBAN, ecc.) sono da considerarsi alternativi a quelli presenti sull’anagrafica del Cliente, ovvero dovranno essere valorizzati solo se diversi da quelli utilizzati nelle condizioni generali (ad esempio: se il Cliente ha banca appoggio diversa per pagamenti RID rispetto a pagamenti RIBA, allora è necessario indicare in questa sezione i riferimenti bancari per i pagamenti RID).
3. DATI SDD IN ANAGRAFICA BANCHE
Sull'Anagrafica banche (accessibile da Contabilità>Anagrafica Banche) è stata implementata la sezione *Automatismi flussi per distinta Ri.Ba./R.I.D./S.D.D. su file*.
I campi presenti in questa sezione sono:
[Tipo tracciato]: E’ la scelta del formato del file. La scelta possibile è –Standard CBI- o –Standard ABI-. Questa informazione è già presente se veniva effettuata la presentazione dei RID su questa anagrafica banca e pertanto non occorre apportare alcuna modifica. Per la presentazione RID/SDD deve essere selezionato il tipo tracciato “Standard CBI”.
[Cliente RID/SDD]: Questo campo permette di formattare il codice anagrafico del debitore nel flusso di creazione RID/SDD sostituendo la parola CODANA con il codice anagrafico del cliente.
Ad esempio avendo da inserire nel tracciato il codice Cliente 003456
Se il campo contiene <0000000000CODANA>, il RID/SDD viene formattato con <0000000000003456>
Se il campo contiene <CODANA0000000000>, il RID/SDD viene formattato con <0034560000000000>
Se il campo contiene < CODANA>, il RID/SDD viene formattato con < 003456>
Se il campo contiene < …CODANA..>, il RID/SDD viene formattato con < …003456..>
Se il campo contiene <-CODANA >, il RID/SDD viene formattato con <3456 >
Nota: se è già stata impostata una specifica formattazione (oppure se il campo è vuoto), non è necessario variarla salvo diverse indicazioni della Banca assuntrice.
[Tipo sequenza SDD]: Questo campo conterrà la tipologia di sequenza SDD. E’ possibile scegliere tra:
-Auto (FRST/RCUR)- in fase di presentazione distinta, se non assegnato valore specifico sul singolo effetto (vedi paragrafo successivo), Extra assegnerà il tipo sequenza “FRST” alla prima disposizione SDD emessa su anagrafica cliente; alle successive disposizioni per il medesimo cliente, verrà invece assegnato il tipo sequenza “RCUR” (Recurrent);
-RCUR- in fase di presentazione distinta, se non assegnato valore specifico sul singolo effetto, tutte le disposizioni SDD contenute nella distinta avranno tipologia sequenza “RCUR” (Recurrent),
-OOFF- in fase di presentazione distinta, se non assegnato valore specifico sul singolo effetto, tutte le disposizioni SDD contenute nella distinta avranno tipologia sequenza “OOFF” (One-Off)
Nota Bene: per configurare questo parametro correttamente, occorrerà richiedere alla propria Banca assuntrice quale tipologia di sequenza impostare. L’opzione più comune dovrebbe corrispondere a “AUTO” (FRST per le prime scadenze e RCUR per le successive).
[Creditor Identifier]: E’ il codice identificativo del Creditore nel circuito bancario ai fini dei SDD (sostituisce l’identificativo dato dal Codice SIA per i RID). Tale codice deve essere richiesto alla Banca assuntrice.
[Data sottoscrizione mandato SDD (default)]: a fronte di SDD a valere su deleghe RID pregresse (migrazione RID in SDD), viene richiesta una valorizzazione “convenzionale” (ad esempio “02/01/2012). Richiedere alla propria Banca assuntrice la data da impostare. Tale data viene assegnata alla disposizione SDD solo ed esclusivamente se non definita la data di sottoscrizione mandato sull’Anagrafica del Cliente.
[Codice CUC Azienda Mittente]: E’ il Codice Univoco CBI che viene assegnato dal sistema bancario all’azienda detentrice del conto corrente. E’ un codice di 8 caratteri alfanumerici con lettere maiuscole e numeri. E’ possibile reperire il Codice CUC richiedendolo alla propria banca fornendo il Codice SIA.
4. AUTOMATISMI GESTIONE EFFETTI
Negli Automatismi della Gestione Effetti occorrerà andare a cambiare le diciture ai fini della presentazione degli SDD invece che dei RID. Per effettuare questa modifica si dovrà andare in Impostazioni>Automatismi>Effetti.
Le attuali configurazioni da modificare sono quelle che si trovano nella sezione *Automatismi per Presentazione R.I.D./S.D.D.*.
I campi di questa gestione sono:
[Spese Inc. in EURO]: Dove occorrerà indicare l’importo delle spese di incasso da addebitare ai Clienti. E’ possibile modificare l’importo in base alle proprie esigenze di presentazione.
[Nome file R.I.D./S.D.D.]: E’ il percorso ed il nome del file che si andrà a generare con la presentazione degli effetti. Il nome del file indicato o il formato del file è puramente indicativo in quanto se verrà effettuata la presentazione dei RID/SDD con tracciato “RID standard” o “RID arricchito (SDD)” verrà generato un file con estensione .TXT oppure con tracciato “XML SDD (CBI)” verrà generato un file con estensione .XML
Di default il percorso indicato sarà C:\RID.RIB ma è possibile modificarlo con C:\SDD.TXT o C:\SDD.XML a seconda del tipo di presentazione effetti che si avrà intenzione di effettuare o è possibile anche aver creato una cartella specifica sul pc per il salvataggio dei file di presentazione effetti
Es. H:\PresentazioneSDD\SDD.TXT o H:\PresentazioneSDD\SDD.XML previa creazione della cartella “PresentazioneSDD” nella risorsa di rete H:\
[Causale Dist. Eff.]: E’ la causale per la registrazione di prima nota della presentazione della distinta degli SDD. E’ possibile modificarla scegliendo tra le causali esistenti o modificando la descrizione dell’attuale causale. Qualsiasi modifica o nuovo inserimento di causali lo si potrà eseguire da Impostazioni>Causali di Contabilità ed Iva>Causali Contabili.
[Causale Contabile]: E’ la causale per la registrazione di prima nota dell’emissione degli SDD. E’ possibile modificarla scegliendo tra le causali esistenti o modificando la descrizione dell’attuale causale. Qualsiasi modifica o nuovo inserimento di causali lo si potrà eseguire da Impostazioni>Causali di Contabilità ed Iva>Causali Contabili.
[Desc. Aggiuntiva]: E’ la descrizione della registrazione contabile per l’emissione degli SDD.
[Conto R.I.D./S.D.D. Attivi]: Sono il Mastro/Conto/Sottoconto di contabilità da utilizzarsi per la registrazione dell’emissione degli SDD. E’ possibile modificarlo creandone uno nuovo o modificando l’attuale descrizione da Contabilità>Piano dei Conti.
Un esempio di compilazione dopo le modifiche da RID a SDD può essere questo:
5. GESTIONE ARCHIVIO EFFETTI
Gli effetti di tipo RID/SDD all’interno dell’Archivio Effetti (accessibile da Effetti>Archivio Effetti) avranno la nuova sezione *Tipo sequenza SDD*.
Entrando in modifica di un effetto di tipo RID/SDD sarà possibile visualizzare e modificare manualmente il [Tipo Sequenza]. Sarà comunque prevalorizzato in fase di presentazione effetti, rispetto al default impostato nell’Anagrafica Banche.
E’ possibile comunque variarlo manualmente. Le possibili scelte sono:
–Auto (FRST/RCUR)– in fase di presentazione distinta, Extra assegnerà il tipo sequenza “FRST” alla prima disposizione SDD emessa al cliente; alle successive disposizioni per il medesimo cliente, verrà invece assegnato il tipo sequenza “RCUR” (Recurrent);
–FRST– la disposizione SDD avrà tipologia sequenza “FRST” (First)
–RCUR– la disposizione SDD avrà tipologia sequenza “RCUR” (Recurrent):
–OOFF– la disposizione SDD avrà tipologia sequenza “OOFF” (One-Off)
–FNAL– la disposizione SDD avrà tipologia sequenza “FNAL” (Final)
Nota: assegnando una specifica sequenza all’effetto (p.e., da AUTO a RCUR) verrà ignorata la valorizzazione del tipo sequenza (assegnata in distinta) specificata sull’anagrafica Banca.
6. PRESENTAZIONE EFFETTI
All’interno della Presentazione Effetti (accessibile da Effetti>Presentazione Effetti), scegliendo il [Tipo effetto] -R.I.D./S.D.D.- apparirà anche il campo di filtro per la scelta del [Tracciato] da utilizzare per l’invio.
Per effettuare la presentazione degli effetti, dovrà essere selezionato come tipo tracciato:
- “RID Standard”, per presentare i RID “classici” come gestiti fino al 31/01/2014 (ricordiamo che non possono essere presentati RID con scadenza oltre il 31/01/2014);
- “RID arricchito (SDD)” per presentare effetti SDD con file di testo (ricordiamo che non possono essere presentati SDD con scadenza oltre il 31/01/2016);
- “XML SDD (CBI)” per presentare effetti SDD con file XML (dal 01/02/2016 sarà obbligatorio utilizzare questa sola modalità di presentazione effetti SDD).
Scegliendo la modalità di [Tracciato] –XML SDD (CBI)– o –RID arricchito (SDD)– sarà obbligatorio indicare il [Tipo di incasso] scegliendo tra B2B, CORE o COR1.
Occorre tenere presente che:
1) nella solita distinta non possono esserci scadenze SDD di tipologia incasso diversa (cioè alcune CORE ed alcune B2B o COR1), quindi in caso di presenza di più tipologie, dovrà essere prodotta una distinta per ogni singola tipologia (una distinta per B2B, una per i CORE ed una distinta per i COR1);
2) in fase di presentazione, viene assegnata la tipologia incasso (B2B/CORE/COR1) alle anagrafiche Cliente che NON hanno questo valore definito (questo automatismo serve ad evitare, in fase di migrazione RID in SDD di dover richiamare ogni singola anagrafica per assegnare questo valore). Il “Tipo Incasso” opera comunque da filtro: se ad esempio, viene selezionato “B2B”, verranno inclusi nella presentazione tutte le scadenze SDD le cui anagrafiche Clienti hanno tale valore uguale a B2B o vuoto (include anche il “vuoto” per il sopracitato meccanismo di “aggiornamento” automatico);
3) In fase di presentazione i valori indicati sul singolo effetto (“tipo sequenza”) è predominante su quanto definito nell’anagrafica Banca di presentazione. Se, ad esempio, su una scadenza viene assegnato il tipo sequenza FNAL, indipendentemente che il sistema riconosca questa scadenza come FRST (first) o RCUR (recurrent), verrà gestita come FNAL.
4) In fase di presentazione, viene controllata la presenza completa delle coordinate IBAN.
5) Nel caso in cui venga cancellata una distinta relativa a scadenza SDD, eventuali impostazioni manuali effettuate dall’utente relativamente al “tipo sequenza”, verranno reimpostate ad “Auto”.
Entrando in modifica di un singolo effetto direttamente da questa maschera, sarà possibile modificare i dati della [Banca di appoggio] del Cliente, i dati dell’IBAN ed il [Tipo sequenza SDD].
In ogni caso, per riportare i dati originali presenti sull’Anagrafica Cliente, sarà possibile premere il bottone °Cliente° presente nella toolbar.
7. LISTA CONTROLLO EFFETTI
Per verificare al meglio i tipi effetto RID/SDD è stata modificata anche la Lista Controllo Effetti (accessibile da Effetti>Statistiche e Report>Lista Controllo Effetti). Nella maschera di filtro, impostando il campo [Tipo effetto] sull’opzione –R.I.D./S.D.D.–, appariranno i nuovi campi di filtro [Tipo incasso SDD] e [Tipo sequenza SDD].
Nel risultato della stampa elaborata sono state aggiunte le colonne: Sequenza SDD dove sarà specificato la modalità di presentazione (Auto/FRST/FNAL/OOFF/RCUR) e la colonna Incasso SDD dove sarà specificata la metodologia di incasso B2B/CORE/COR1.
