Alla Gestione Chiamate si accede da Procedure>Gestione Chiamate.
La procedura di Gestione Chiamate consente di inserire, cancellare e modificare le Chiamate e quindi le richieste di intervento da parte del cliente. Le chiamate sono in ordine di tipologia (dove C = Chiamata Aperta ed E = Chiamata in Esecuzione o Chiamata Assegnata) ed in ordine cronologico rispetto alla data di inserimento della chiamata.
All'interno della Gestione Chiamata è possibile ricercare i cedolini dalla sezione *Selezione chiamate*. In questa sezione abbiamo la possibilità di applicare dei filtri per visualizzare:
'Chiamate e Commesse: Permette di visualizzare, all'interno della tabella della sezione *Chiamate*, tutte le Chiamate e tutte le Commesse aperte.
'Solo chiamate: Permette di visualizzare, all'interno della tabella della sezione *Chiamate*, solo le Chiamate aperte.
'Solo Commesse: Permette di visualizzare, all'interno della tabella della sezione *Chiamate*, solo le Commesse aperte.
Tramite la selezione del campo [Priorità] è possibile definire le chiamate da visualizzare a seconda della priorità inserita all'interno della chiamata stessa e possiamo selezionare tra le opzioni: 'Alta; 'Media e 'Bassa.
Si può anche effettuare dei filtri tramite i flag di: 'Chiamare (solo le chiamate dove il tecnico deve effettuare una chiamata preventiva); 'Sospesi (solo per le chiamate sospese) e per le 'Chiamate Web (chiamate inserite dai clienti tramite il portale SatWeb - per informazioni sull'acquisto dei moduli aggiuntivi di Extra ci contatti sul sito www.albalog.it).
Si può applicare dei filtri anche selezionando il codice [Zona], per vedere solo le chiamate che hanno il codice zona selezionato.
E' possibile visualizzare solo le chiamate con il flag Fuori sede attivo, solo con il flag Fuori sede non attivo o Tutte le chiamate, sia Fuori sede che In sede.
Se è attivo il modulo per la gestione dei Registratori di cassa, è possibile applicare un filtro solo sulle chiamate delle Verifiche Periodiche sui registratori di cassa, attivando il flag 'Chiamate VP su Ecr.
Bottoni Gestione Chiamata
Tramite il bottone Liste è possibile effettuare due tipi di stampa: -Lista chiamate- e -Stampa cedolini-.
Dalla -Lista chiamate- richiamerà la lista chiamate, accessibile dal menù Liste (vedi capitolo Liste>Interventi>Lista chiamate).
Dalla -Stampa cedolini- è possibile stampare tutti i cedolini interessati dall'Utente impostando una serie di filtri tramite la maschera di *Selezione cedolini*.
All'interno della maschera della Gestione Chiamata, oltre al pulsante Liste, sono attivi i seguenti bottoni:
Tramite il bottone °Download° avvia il download delle chiamate inserite dai Clienti sul portale SatWeb. (vedi capitolo SatWeb - per informazioni sull'acquisto dei moduli aggiuntivi di Extra ci contatti sul sito www.albalog.it)
Tramite il bottone °C->E° modifica lo stato di una chiamata da C ad Esecuzione. Il bottone funziona solo quando il cursore è posizionato su un record con stato Chiamata.
Quando una chiamata è in stato E non è possibile modificarla in quanto il tecnico la sta eseguendo. Le uniche operazioni che possiamo apportare ad una chiamata in stato E sono, la consultazione della matricola e la modifica del tecnico a cui è assegnata.
Per poter modificare il dettaglio di una chiamata in stato Esecuzione bisogna premere il bottone °E->C° per riportare la chiamata dallo stato E allo stato Chiamata.Il bottone funziona solo quando il cursore è posizionato su un record con stato Esecuzione.
Tramite il bottone °Cliente° si può effettuare la ricerca delle chiamate inserite per Cliente, con la possibilità di vedere i *Dati Cliente* associato alla matricola e i *Dati Articolo* associati alla matricola sulla quale siamo posizionati.
Tramite il bottone °Articolo° si può effettuare la ricerca delle chiamate inserite per Codice Articolo, con la possibilità di vedere i *Dati Cliente* associato alla matricola e i *Dati Articolo* associati alla matricola sulla quale siamo posizionati.
Tramite il bottone °Matricola° si può effettuare la ricerca delle chiamate inserite per Matricola, con la possibilità di vedere i *Dati Cliente* associato alla matricola e i *Dati Articolo* associati alla matricola sulla quale siamo posizionati.
Tramite il bottone °Numero° è possibile effettuare la ricerca della chiamata tramite il numero univoco del cedolino, per l'anno di competenza.
All'interno di questa funzione è possibile contare il numero dei cedolini presenti all'interno della Gestione Chiamate/Interventi, con il pulsante °Conta Cedolini°.
°Chiamate scadute/in scadenza°: Apre la maschera di notifica delle chiamate che sono Scadute o sono In scadenza, rispetto alla data ed all'ora nella quale la chiamata è stata richiesta, nel campo [Scadenza Interv.] della Chiamata (vedi capitolo Attivare Promemoria Chiamate scadute/in scadenza).
Inserimento Nuova Chiamata
Posizionandosi sulla tabella da Procedure>Gestione Chiamate è possibile inserire una nuova chiamata.
Ad ogni inserimento, per facilitare la ricerca della matricola, verrà proposta la maschera di ricerca Matricole per Cliente.
Selezionando la matricola interessata, sarà possibile inserire una nuova chiamata.
Prima di poter definire i dettagli della chiamata, il programma effettuerà dei controlli, permettendo di visualizzare le Note sull'Anagrafica del Cliente (se abilitato da Tabelle>Parametri applicazioni); l'Elenco delle chiamate aperte sulla matricola e la visualizzazione dello Scadenziario del Cliente se ha superato il fido (oppure in ogni caso se da Business è stato abilitato sempre il controllo del fido).
La maschera per il nuovo inserimento di una chiamata sarà composta delle seguenti pagine: Chiamata; Dati aggiuntivi / Rilevazione / Note; Prodotti da erogare.
Nella pagina della Chiamata sarà possibile inserire, i seguenti dati:
[N. Doc.]: E' visualizzato il numero progressivo delle chiamate tecniche ed identifica la chiamata.
[Data]: E' la data di inserimento della chiamata. Automaticamente viene impostata la data di elaborazione.
[Ora]: E' l'ora di inserimento della chiamata. Automaticamente viene impostata l'ora di elaborazione.
[Operatore]: Si può selezionare il codice operatore che sta effettuando l'inserimento della chiamata, per tracciare l'utente che ha inserito le chiamate e poterlo estrarre all'interno delle Liste. Al fianco di questo campo è possibile vedere il nominativo abbinato al codice operatore. (per inserire un nuovo operatore vedi Anagrafiche>Anagrafica Operatore)
[Cod. raggruppamento]: E' un codice per poter raggruppare i cedolini di chiamata in fase di fatturazione.
[Matricola]: E' la matricola selezionata, sulla quale verrà effettuata la chiamata. Premendo sulla lente è possibile ricercarne un'altra.
[Articolo]: Viene visualizzato il modello abbinato alla matricola all'interno dell'Archivio matricole.
[Cliente]: Viene visualizzato il Cliente abbinato alla matricola all'interno dell'Archivio matricole.
[Contratto]: E' il contratto che viene utilizzato per sapere quale tipo di prestazione è da addebitare per la chiamata.
[Scadenza]: Viene visualizzata la data di scadenza del contratto selezionato per l'addebito delle chiamate.
[Garanzia]: Viene visualizzata la data di fine garanzia presente sulla matricola nell'Archivio matricole.
[Buoni]: Vengono visualizzati il numero dei buoni residui abbinati al contratto della matricola, se il contratto prevede dei buoni da scalare per le chiamate tecniche.
[Indirizzo]: Viene visualizzato l'indirizzo della matricola all'interno dell'Archivio matricole.
[Località]: Viene visualizzata la località impostata sulla matricola all'interno dell'Archivio matricole.
[Cap]: Viene visualizzato il codice di avviamento postale abbinato alla matricola.
[Provincia]; [Regione]; [Nazione]: Vengono visualizzati la Provincia, la Regione e la Nazione della matricola.
[Tel.]: Viene visualizzato il numero di telefono presente sulla matricola all'interno dell'Archivio matricole.
[Zona]: Indica la zona di riferimento per le chiamate tecniche in cui può essere definito anche un tecnico da utilizzare di default per prevalorizzare il campo [Tecnico] all'interno dell'inserimento di una chiamata. (vedi Tabelle>Tabelle applicazione>Tabelle Zone Matricole) Il codice della [Zona] è anche un criterio con cui si possono filtrare le chiamate all'interno della Gestione Chiamate.
[AM]; [PM]: Sono visualizzati gli orari di apertura e chiusura, della mattina e del pomeriggio, relativamente a quella matricola (definiti nell'Archivio matricole).
[Ubicazione]: E' il campo per definire con maggior precisione dove il tecnico potrà trovare l'apparecchiatura all'interno dell'indirizzo presso il quale dovrà recarsi. Se all'interno del campo [Ufficio/Ubic.] dell'Archivio matricole è stato indicata una locazione specifica, verrà riportata in questo campo.
[Persona]: E' la persona di riferimento per la chiamata di quella matricola. Se nel campo [Persona Rif.] dell'Archivio matricole è specificata una persona, il campo verrà prevalorizzato.
[Tel. persona]: E' possibile specificare un telefono di riferimento per la chiamata, diverso rispetto a quello inserito sulla matricola dall'Archivio matricole.
[Tipo chiam.]: E' il tipo della chiamata e serve per differenziare le chiamate inserite. A seconda del tipo chiamata è possibile definire i criteri per visualizzare le chiamate ripetute (vedi capitolo e Tabelle>Parametri applicazione). E' possibile impostare un tipo di chiamata di default per ogni nuovo inserimento di una chiamata (vedi capitolo Tabelle>Parametri applicazione). A seconda del tipo di chiamata è possibile definire un codice tariffa diverso da quello impostato di default (vedi capitolo Tabelle>Tabelle applicazione>Tabella Tipo Chiamata).
[Tecnico]: E' il codice del tecnico assegnato alla risoluzione della chiamata e può essere impostato anche successivamente all'inserimento della chiamata. Accanto a questo campo, oltre a vedere il nominativo del tecnico, è possibile visualizzare se il tecnico è abilitato a chiudere le chiamate/interventi via Web (attraverso il portale SatWeb - per informazioni sull'acquisto dei moduli aggiuntivi di Extra ci contatti sul sito www.albalog.it).
[Cod. Tariffa]: indica il codice che identifica la tariffa e serve per richiamare una specifica valorizzazione degli addebiti per la fatturazione dell'intervento tecnico. La tariffa utilizzata sarà quella impostata sul [Tipo Chiamata] scelto per l'inserimento della chiamata oppure (se non compilato nel [Tipo Chiamata] la tariffa) verrà valorizzata con la Tariffa della matricola.
Per far si che sia utilizzata sempre la Tariffa della matricola, all'interno di ogni matricola, andrà attivato il flag 'Sempre, posto accanto al Codice tariffa da utilizzare per la matricola selezionata (vedi capitolo Gestione Matricola).
[Priorità]: Si può indicare la priorità della chiamata attraverso i flag 'Alta; 'Media; 'Bassa e servirà per filtrare la ricerca delle chiamate nella maschera principale di Gestione delle Chiamate.
[Intervento entro ore]: Viene visualizzato il numero di ore lavorative entro le quali la chiamata deve essere effettuata dal tecnico, se è stato indicato un numero di ore all'interno del contratto abbinato a quella matricola per la gestione delle chiamate/interventi.
[Scadenza Interv.]: Sono il giorno e l'ora entro i quali il tecnico dovrebbe eseguire l'intervento. Il campo viene compilato automaticamente all'inserimento della chiamata, se sul contratto è inserito un numero di ore che è riportato nella chiamata nel campo [Intervento entro ore]. Se la data e l'ora sono compilate, questa chiamata sarà visualizzabile nel promemoria delle chiamate Scadute o In scadenza.
'Fuori sede: Definisce se la chiamata deve essere effettuata in sede oppure se deve essere effettuata fuori sede. A seconda dell'attivazione di questo flag, saranno inseriti valori differenti per la valorizzazione degli addebiti dell'intervento in base ai valori impostati all'interno della tariffa. Può essere un campo di filtro nella ricerca della Gestione Chiamate.
'Sospesa: E' un campo di filtro per la ricerca delle chiamate nella maschera della Gestione Chiamate e identifica una chiamata in fase di stallo.
'Chiamare: Serve per indicare per quali chiamate/interventi bisogna che il tecnico effettui una chiamata preventiva. Può essere un campo di filtro per la ricerca delle chiamate all'interno della Gestione Chiamate.
Nella sezione *Motivo chiamata* bisogna indicare, nella maniera più dettagliata possibile, il motivo per il quale è stata aperta la chiamata, in modo tale che il tecnico possa sapere la motivazione per la quale si reca presso il Cliente.
Nella pagina Dati aggiuntivi / Rilevazione / Note, oltre a visualizzare l'intestazione con i *Dati Chiamata* della matricola, sarà possibile inserire, i seguenti dati:
Nella sezione *Dati aggiuntivi chiamata* è possibile definire:
[Richiesto]: E' la data nella quale il cliente ha richiesto l'intervento del tecnico.
[Ora]: E' la fascia oraria nella quale il cliente ha richiesto l'intervento del tecnico.
[Magazzino]: E' il magazzino di Business dal quale effettuare gli scarichi dei prodotti erogati dalle chiamate/interventi.
[C. costo]: E' il centro di costo abbinato alla matricola e si può usare per effettuare dei filtri per le chiamate.
[Caus. Trasp]: E' la causale del trasporto che viene utilizzata nella bolla generata per lo scarico dei materiali dalla chiamata.
Nella sezione *Rilevazione contatori* è possibile inserire la [Rilevazione] dei contatori rilevati alla data di inserimento della chiamata. Per controllare la rilevazione inserita è possibile visualizzare: l'ultima rilevazione rilevata (dal campo [Ult. rilev.]) per ogni contatore logico associato alla matricola; la [Tendenza] delle copie prodotte dalla macchina alla data di inserimento della rilevazione nella chiamata a seconda del trend dell'ACV; la media delle copie mensile della matricola nel campo [ACV] e la media delle copie tra due interventi nel campo [MCBC].
Nella sezione *Note chiamata* è possibile inserire delle note per il tecnico, oltre al *Motivo chiamata* nella pagina Chiamata.
Nella pagina Prodotti da erogare, oltre a visualizzare l'intestazione con i *Dati Chiamata* della matricola, sarà possibile inserire, i seguenti dati:
Nella sezione *Destinazione merce* è possibile visualizzare i dati, impostati sulla matricola, relativi alla destinazione della merce per l'invio dei materiali. Nel caso si eroghi dei materiali da chiamata o intervento, nella bolla generata, verranno inseriti questi parametri per la consegna dei materiali.
All'interno della sezione *Elenco prodotti da erogare* possiamo inserire nella tabella i prodotti che, all'assegnazione della chiamata al tecnico, sappiamo che dovranno essere consegnati per questa matricola.
Nota Bene: Così facendo alla consegna della chiamata verrà creato un Ordine all'interno di Extra Business. Per stampare la bolla dei prodotti insieme al cedolino delle chiamate, si dovrà effettuare la stampa (cartacea o su file) del cedolino di intervento tecnico, dopodiché il programma provvederà ad evadere l'Ordine generato per l'erogazione dei materiali scaricati e creare una Bolla di scarico (a seconda dei Tipi documento impostati all'interno della Tipologia del Contratto).
La maschera per l'inserimento dei prodotti è strutturata con i seguenti campi:
[Codice Articolo]: E' il codice articolo scaricato nell'intervento.
Se l'articolo selezionato non è impostato nella scheda tecnica della Macchina verrà visualizzato un alert di avvertimento.
Nel caso sulla scheda tecnica della Macchina sono stati attivati i flag di 'Autoal. Ricambi e/o 'Autoal. Consumabili dall'alert di avvertimento sarà possibile aggiungere alla scheda tecnica di quella Macchina il consumabile/ricambio scaricato in quell'intervento.
[Tipo]: E' il tipo dell'articolo come è profilato nella scheda tecnica. In questa maschera è possibile modificare il tipo articolo ma non i dati contenuti nella scheda tecnica. (per profilare gli articoli vedi capitolo Scheda Tecnico Articolo)
[Tipo Ric./Cons.]: E' la tipologia del ricambio/consumabile che può attivare la gestione della scontistica per tipologia ricambi/consumabili sul tipo contratto o sul contratto specifico. (vedi capitoli Tipologie Consumabili; Tipologie RIcambi; Bottoni del contratto)
[Categoria]: E' la categoria merciologica impostata sull'articolo dall'Anagrafica articolo gestita da Business.
[Sottocat. merc.]: E' la sottocategoria merciologica impostata sull'articolo dall'Anagrafica articolo gestita da Business.
[Magazzino]: E' il codice del magazzino sul quale si andrà a scaricare il prodotto consegnato/installato dal tecnico. Viene prevalorizzato rispetto al campo [Magazzino] impostato nella pagina Dati aggiuntivi / Rilevazione / Note della chiamata.
[Giacenza]: E' la giacenza del prodotto evidenziata sul magazzino di Business. E' possibile parametrizzare il totalizzatore di magazzino di Business per visualizzare la giacenza dei prodotti in questa fase di scarico da intervento. (vedi capitolo Parametri applicazione)
[UM]: E' l'unità di misura, impostata sull'Anagrafica articolo, di quel prodotto per lo scarico del materiale.
[Quantità]: E' la quantità erogata di quell'articolo in fase di chiusura intervento.
[Valore Unitario]: E' il valore unitario di scarico del prodotto. Se l'articolo ha un valore di listino inserito nel listino vendite associato alla matricola, il campo verrà prevalorizzato con l'importo trovato.
[Sconto 1]; [Sconto 2]; [Sconto 3]: Sono le percentuali di sconto da calcolare sul valore unitario di quell'articolo.
[Importo Totale]: E' l'importo totale da addebitare per l'articolo. Se il tipo contratto non prevede l'addebito dei consumabili/ricambi allora, l'articolo verrà valorizzato solo ai fini di scarico di magazzino, ma non avrà effetto sul totale dell'intervento da fatturare al cliente.
Nella sezione *Fatturazione* potremo definire:
[Codice IVA]: E' il codice iva da applicare all'articolo. Se nell'Anagrafica articolo è indicato un codice iva, questo campo sarà prevalorizzato.
[Fatturare]: E' il campo dove viene definito se il prodotto è da fatturare o meno. Questa distinzione è automatica se nella scheda tecnica dell'articolo è definito il campo [Fatturare] su Sempre; Mai oppure da Tipologia contratto.
Se è definito da Tipologia contratto allora il campo verrà valorizzato a seconda se all'interno della Tipologia contratto sono attivati o meno i flag per gli addebiti di 'Ricambi e/o 'Consumabili.
Se sullo specifico contratto è attivata la procedura di gestione della scontistica per tipologia consumabile/ricambio allora, per tutte le categorie di consumabile/ricambio specificate all'interno del contratto, i valori di sconto impostati in questa gestione hanno una maggiore priorità rispetto alla tipologia generale del contratto e quindi anche per un contratto dove sarebbero compresi, verrà generato un addebito (in questo caso, accanto al campo [Fatturare] avvalorato con "Si" ci sarà il riferimento delle condizioni commerciali del contratto a cui fanno riferimento).
Se sull'articolo non è specificato il campo [Fatturare] della scheda tecnica dell'articolo, allora l'articolo sarà sempre addebitato.
[Agente]: E' l'agente di riferimento per il calcolo delle provvigioni sullo scarico dei prodotti da chiamata/intervento.
Nella sezione *Dati di Acquisto* potremo visualizzare:
[Costo d'Acquisto]: Identifica il costo d'acquisto dell'articolo al momento dello scarico e viene inserito automaticamente dal programma. Serve per valorizzare in maniera più precisa il costo sostenuto dall'Azienda nelle statistiche (ad esempio nel Bilancio per Matricola).
[Unità di misura]: E' l'unità di misura del carico del costo d'acquisto.
Bottoni Inserimento Chiamata
Dalla fase di inserimento chiamata è possibile effettuare una serie di controlli tramite i seguenti bottoni:
Tramite il bottone °Visualizza sulla mappa° (icona mondo) sarà possibile aprire le opzioni per vedere su internet la mappa dell'indirizzo dove il tecnico dovrà recarsi per effettuare l'intervento. (vedi capitolo Generali e Note Tecniche>Orientamento alla navigazione)
Tramite il bottone °Accessori° si può verificare se la macchina ha degli accessori installati.
Tramite il bottone °Consumabili° si può verificare le eventuali scadenze dei prodotti, profilati come consumabili nella Scheda tecnica articolo (lo scadenzario dei prodotti consumabili della matricola viene presentato automaticamente alla conferma dell'inserimento della chiamata).
Tramite il bottone °Consultazione° si può accedere allo storico della matricola, comprensivo di Chiamate/interventi; Contatori; Contratti ecc... (per maggiori informazioni vedi capitolo Gestione Archivio Matricole>Consultare una matricola).,
Tramite il bottone °Scad. Cliente° si può verificare lo scadenzario del cliente. E' lo stesso scadenziario che viene aperto durante la fase di controllo del fido sul cliente della matricola, all'inserimento della chiamata, nel caso si risponda affermativamente alla domanda di visualizzare lo scadenziario.
Tramite il bottone °Contratto° si può accedere in consultazione al contratto, a cui è legata la chiamata, per visualizzarne i dettagli. Non sarà possibile però effettuare delle modifiche al contratto.
Modificare una Chiamata
Per modificare una chiamata, dall’interno della Gestione Chiamate, bisognerà posizionarsi sul record della chiamata interessata (chiamata in stato "C") e potremo entrarci in modifica.
Una chiamata in esecuzione (stato "E") non sarà possibile aprila in modifica, apparirà un alert con proposte le possibili variazioni. La chiamata in esecuzione la si potrà solamente visualizzare (tramite il bottone °Consulta° dell'alert sulla chiamata)oppure le si potrà cambiare il tecnico (tramite il bottone °Cambia Tecnico° dell'alert sulla chiamata).
Per modificare i dati di una chiamata in stato "E", occorre posizionarsi sulla stessa, premere il bottone °E->C° che consente di riportare la chiamata a stato "C" (chiamata) e procedere alla modifica (ed eventualmente riportarla a stato "E" ristampandola oppure tramite il bottone °C->E°).
Gestione Cliente Bloccato in inserimento Chiamata
A seconda se un'Anagrafica Cliente è stata impostata con il blocco amministrativo, si potrà permettere o meno l'inserimento di una chiamata da parte del Cliente nel programma. Questa scelta la si può fare dai parametri generali di Extra Service in Servizio>Configurazione>Opzioni Generali nella voce di menù "Chiamate".
All'interno di questa maschera si avrà la possibilità di poter gestire il campo [Check blocco Anagrafica chiamate] per scegliere la conseguenza del blocco dell'anagrafica ai fini della Gestione Chiamate. L'opzione [Check blocco Anagrafica chiamate] può essere valorizzato con -Abilitato-; -Disabilitato- o -Chiede se inserire la chiamata-.
Se l'Anagrafica è bloccata, -Abilitato- blocca sempre l'inserimento di una nuova chiamata;
-Disabilitato- permette in ogni caso di inserire la chiamata senza ricevere alcun avvertimento che l'Anagrafica del Cliente è bloccata;
-Chiede se inserire la chiamata- avverte l'Utente che la chiamata che si sta inserendo è su di un'Anagrafica Cliente bloccata e viene chiesto all'Utente se vuole o meno proseguire con l'inserimento della chiamata.
